Tek bir abonelik hesabını paylaşmak koltuk ücretlerinden tasarruf sağlayabilir, ancak gerçek maliyet çoğu zaman daha yüksektir. Yazı; hizmet şartı ihlali, kimlik bilgilerinin dolaşımı, kişiye bağlanamayan kayıtlar ve ayrılan kişilerde kalan erişim gibi dört sorunu ve uyumlu alternatifleri ele alır.
Bir SaaS aracına yeni bir kullanıcı koltuğu eklemek önemli bir maliyet oluşturabilir. Ekip büyüdükçe bu gider daha belirgin hale gelir.
Bu yüzden tek bir giriş bilgisini paylaşmak doğal görünebilir; özellikle de bir kişinin yalnızca ara sıra rapor görüntülemesi veya kısa süreliğine bir müşteri için veri kontrol etmesi gerekiyorsa. Ancak bunun gerçek maliyeti çoğu zaman küçümsenir ve farklı alanlara dağılır: hizmet şartları, kimlik bilgileri, işlem kayıtları ve ekip değişiklikleri. Her birinin kendine özgü sorunları vardır.
Şartlar açık: hesaplar paylaşılmamalıdır
Çoğu SaaS ürünü kullanıcı koltuğu başına lisanslama modeli kullanır. Birden fazla kullanıcıyı açıkça destekleyen ekip veya kurumsal planlar dışında kalan paketler genellikle tek bir kullanıcıyla sınırlıdır. Hizmet şartları, birden fazla kişinin aynı giriş bilgilerini kullanmasını çoğunlukla açıkça yasaklar; platform bunu tespit ettiğinde erişimi askıya alabilir veya iptal edebilir. Kolayca gözden kaçan bir nokta şudur: bu tür sonlandırmalarda genellikle para iadesi yapılmaz, dolayısıyla daha önce ödenen ücretler kaybedilebilir.
Daha az görünür bir maliyet de vardır. Paylaşımın amacı tasarruf etmektir, ancak platform erişime ihtiyaç duyan kişi sayısına göre ücretlendirme yapmaya devam eder. Görünen tasarruf aslında lisans maliyetini bir uyum riskine dönüştürür; bu risk ancak sorun çıktığında görünür hale gelir.
Parolayı birçok kişi biliyorsa kimin işlem yaptığı belirlenemez
Paylaşım, parolanın birden fazla kişi arasında dolaşması anlamına gelir. Bu genellikle sohbet uygulamaları, notlar veya tek bir mesajın kalıcı bir kayda dönüşebileceği benzer yerler üzerinden gerçekleşir.
Sorun yalnızca parolanın kendisi değildir; iki sonucu vardır. Birincisi, maruz kalma alanı genişler: ne kadar çok kişi paylaşımın içindeyse, birinin aynı parolayı başka yerde yeniden kullanmış olması veya cihazlarından birinin ele geçirilmesi ihtimali o kadar artar ve bu durum hesaba giriş yolu oluşturabilir. İkincisi, sorumluluk atamak zorlaşır. Hesap veri dışa aktarmak, ayarları değiştirmek veya gönderilmemesi gereken bir içeriği göndermek için kullanılırsa, sonradan yalnızca hesabın ne yaptığı görülebilir; işlemi kimin yaptığı belirlenemez. Müşterilere verinin nasıl hareket ettiğini açıklamak zorunda olan ekipler için bu genellikle en zor konulardan biridir.
İşlem kayıtları kişiyi değil hesabı kaydeder
SaaS yönetim panelleri etkinlikleri genellikle hesap düzeyinde saklar: kim rapor dışa aktardı, hangi ayarlar değiştirildi ve hangi veriler silindi. Kayıtlarda çoğu zaman yalnızca tek bir hesap adı görünür.
Birden fazla kişi aynı hesabı kullandığında bu izlenebilirlik ortadan kalkar. Ekip içinde değişikliği kimin yaptığı anlaşılamaz; platformun anomali algılama sistemi de aynı sorunla karşılaşır. Sistem aynı hesabın birden fazla şehirden, cihazdan ve ağ çıkışından oturum açtığını, aynı anda birden fazla oturum bulunduğunu görüp etkinliği işaretleyebilir. Yaygın tepkiler zorunlu çıkış, geçici dondurma veya yeniden doğrulama isteğidir. Araç günlük işlerin önemli bir parçasıysa, çalışma saatlerinde erişimin kesilmesi birkaç ek koltuktan çok daha pahalıya mal olabilir.
Proxy değiştirmek veya tarayıcı parmak izlerini standartlaştırmak yalnızca tespit edilme olasılığını azaltabilir; ortak kimlik bilgilerini kurallara uygun hale getirmez. Ayrıca tüm girişler aynı ortama bağlanırsa, bu ortamda bir sorun oluşması — örneğin IP'nin işaretlenmesi veya ortamın anormal kabul edilmesi — herkesin erişimini aynı anda kesebilir ve arızanın kapsamını büyütebilir.
Kişi ayrılır, erişim kalır
Bir çalışan ayrıldığında veya dış kaynaklı bir iş birliği sona erdiğinde, paylaşılan hesabın erişimini iptal etmekten çoğu zaman kimse açıkça sorumlu değildir. Nedeni basittir: hesap herkesindir, dolayısıyla net bir devir adımı yoktur.
Geriye çeşitli riskler kalır. Ayrılan ekip üyesi parolayı hâlâ biliyor olabilir ve başka kimlerin kaydettiği bilinmez. Daha önce verilmiş oturum çerezleri hâlâ geçerli olabilir. Kişi bu hesapla otomasyon komut dosyaları veya API çağrıları yapılandırdıysa, bu erişim yolları da otomatik olarak ortadan kalkmaz. Sorun fark edildiğinde veriler çoktan değiştirilmiş olabilir.
Ayrıca ekipteki her değişiklikte parolanın herkes için değiştirilmesi gerekir. Paylaşım modelinde bu değişikliği eksiksiz yapmak çoğu zaman zordur.
Uyumlu seçenekler aslında karmaşık değildir
Paylaşım nedenlerini ayrı ayrı ele aldığınızda, uygun alternatifler oldukça nettir.
- Uzun süreli erişime ihtiyaç duyan kalıcı ekip üyeleri için: ek kullanıcı koltuğu satın alın. Birden fazla kişi için resmi olarak desteklenen tek yöntem budur ve kayıtların yeniden kişiye göre izlenebilmesini sağlar.
- Daha büyük ekipler için: platformun çok kullanıcılı ekip veya kurumsal planı olup olmadığını kontrol edin. Bu planlar genellikle rollerin neyi görüntüleyebileceğini veya değiştirebileceğini sınırlayan yetki modelleri içerir.
- Merkezi erişim kontrolü için: SSO kullanın. Biri ayrıldığında erişim merkezi olarak devre dışı bırakılabilir; birinin manuel olarak iptal etmeyi hatırlamasına gerek kalmaz.
- Bir müşteriye sonuçları geçici olarak göstermek için: raporu dışa aktarın veya salt okunur bir paylaşım bağlantısı oluşturun; böylece müşteri hesaba giriş yapmadan verileri kontrol edebilir.
Hesap paylaşımı ile birden fazla hesap kullanmak birbirinden ayrılmalıdır. İlkinde birden fazla kişi tek bir kimlik bilgisi setini kullanır. İkincisinde herkesin kendi kimlik bilgileri vardır ancak aynı cihazda birbirini etkilemeden çalışması gerekir; bu ikinci model kendi başına uyumlu olabilir. Örneğin ekip her üye için ayrı bir koltuk satın aldıysa ve herkesin kendi hesabı varsa, aynı tarayıcı içindeki çerezler ve oturumlar birbirinin üzerine yazılabilir. Her hesaba ayrı bir tarayıcı ortamı vermek oturumları, önbelleği ve verileri ayırır. PurpleMark bu tür bir ortam izolasyonu sağlar. Bu özellik, birden fazla meşru hesabın aynı cihazda kararlı biçimde bir arada kullanılmasını sağlar; ancak birden fazla kişinin aynı giriş bilgisini paylaşmasının hizmet şartlarını ihlal ettiği gerçeğini değiştirmez.
Karar vermeden önce hesabını yapın
Hesap paylaşımının özü, küçük bir koltuk maliyeti tasarrufu karşılığında uyum riskini üstlenmektir. Ara sıra, geçici ve tek kişilik kullanım bir süre işe yarıyor gibi görünebilir; ancak ekip ölçeğinde erişimin iptal edilmesi veya bir veri olayı, tasarruf edilen tutardan çok daha pahalıya mal olabilir.
Önce lisans maliyetini hesaplayın, sonra doğru yöntemi seçin. Koltuk satın alabiliyorsanız satın alın; veriyi dışa aktarabiliyorsanız dışa aktarın.
Kesin lisanslama kuralları için her ürünün resmi şartları esas alınmalıdır.
