Kapag lumalaki ang affiliate team, nagiging pangunahing hamon ang maayos na istruktura ng mga account. Ipinapaliwanag ng gabay na ito kung paano paghiwalayin ang master account at mga subaccount, hatiin sa tatlong antas ang pahintulot, magtala ng mga aksyon, at maayos na maglipat o magbawi ng access kapag may pagbabago sa mga miyembro.
Kapag umabot sa isang tiyak na laki ang affiliate marketing, lumilipat ang sagabal mula sa kung paano mag-promote tungo sa kung paano pamahalaan ang mga account.
Kung isang tao lang ang humahawak ng tatlo hanggang limang account, maaaring sapat na ang memorya. Pero kapag umabot na sa dose-dosena ang mga account at dalawa o tatlong tao ang nagtutulungan, iikot ang mga problema sa ilang tanong: sino ang may hawak ng aling account, paano ibibigay ang password, at paano aalamin kung ano ang nangyari kapag may maling operasyon? Mga problemang pang-istruktura ang mga ito at hindi basta nawawala sa pagdagdag ng tao o paggamit ng mas maraming tool.
Unahin ang malinaw na istruktura ng account
Ang master account ay dapat gamitin lamang sa pamamahala ng mga tao at pahintulot, hindi sa pang-araw-araw na operasyon. Bawat miyembro ay dapat may sariling subaccount. Ang mga account sa affiliate platform ay ituring na mga resource sa ilalim ng master account at igrupo at italaga ayon sa platform, rehiyon, o kliyente.
Pinakamalinaw ang pakinabang ng ganitong disenyo kapag may umaalis o lumilipat ng tungkulin: ang subaccount lang ng taong iyon ang babawiin. Hindi kailangang ilipat ang mga account resource sa ilalim nito at hindi rin kailangang palitan nang sabay-sabay ang lahat ng password.
Bakit hindi dapat iisang account ang pinagsasaluhan? Kapag maraming tao ang nagla-log in sa iisang backend account, magulo na agad ang login history. Kapag may problema, mahirap tukuyin kung sino ang gumawa. Hindi rin maayos na malilimitahan ang pahintulot, dahil ang taong nakakakita sa lahat ng account ay kalaunan makakapasok din sa mga account na hindi niya saklaw.
Hatiin ang pahintulot sa hindi bababa sa tatlong antas
Hindi sapat sa aktuwal na paggamit ang simpleng paghahati sa “puwedeng tumingin” at “hindi puwedeng tumingin.”
- Tingnan lang ang datos: makita ang performance, clicks, at conversions ng account ngunit walang mababagong setting
- Mag-edit ng content: makapag-publish ng content at makapagpalit ng creative materials nang hindi ginagalaw ang pondo o naka-link na impormasyon
- Mag-edit ng budget: makapag-adjust ng campaign budget at bid
Ang impormasyon sa pagbabayad, pag-link ng account, at payout settings ay dapat, bilang default, administrator lamang ang makapagbago. Dapat malinaw din ang hangganan sa password: hindi kailangang malaman ng mga miyembro ang password ng account. Maaari nilang buksan ang nakatalagang account sa pamamagitan ng environment habang nasa administrator ang password. Mas ligtas ito kaysa paulit-ulit na pagpapadala ng password sa chat tools.
Para sa pag-troubleshoot ang tala, hindi para manmanan ang tao
Dapat kayang sagutin ng activity record ang tatlong tanong: sino ang nagbukas ng aling account at kailan, ano ang binago, at saang hakbang lumitaw ang aberya? Kapag nagkaproblema ang account, ang log ang pinakamabilis na paraan para matukoy ang pinagmulan. Kung walang log, puro hula at pagbuo muli mula sa salaysay ng bawat isa ang matitira.
Karaniwang nakasentro sa password ang mga pagkakamali: kapag iisang master-account password ang pinagsasaluhan, hindi matutukoy kung sino ang responsable; kapag ipinapadala ang password sa chat, maaaring malantad pati ang account kapag na-leak ang chat history; at kapag iisang password ang gamit sa lahat ng account, kailangang palitan lahat kapag may isang na-leak.
Sa team collaboration, karaniwang magkasabay ang environment isolation at paghahati ng pahintulot. Ang mga tool gaya ng PurpleMark ay nagbibigay ng member management at group-based authorization. Ang administrator ang nagtatalaga ng mga grupo ng account, ang mga miyembro ay nag-a-access sa loob ng sarili nilang saklaw sa pamamagitan ng environment, at may log na maaaring tingnan para sa mga operasyon. Sa ganitong ayos, karaniwang natutugunan ang mga kinakailangan sa itaas.
Paano mag-handover kapag may pagbabago sa mga tao
Hindi natatapos ang handover sa pagpapadala lang ng dokumento. Kailangang muling italaga ang may-ari ng account, agad bawiin ang pahintulot, i-update ang naka-link na impormasyon kung kailangan, at itala ang estado ng mga kasalukuyang tumatakbong gawain. Kapag may isang hakbang na kulang, may maiiwang panganib. Bawiin ang access sa mismong araw ng pag-alis at huwag hintaying matapos ang lahat ng proseso.
Para sa bagong miyembro, magsimula sa read-only access upang matingnan muna ang datos ng isang linggo. Kapag pamilyar na siya sa mga account, saka buksan ang operational permissions. Ang pagbibigay agad ng full access ay isa sa pinakakaraniwang problema sa handover.
Ang shared account ay tiyak na nagiging problema habang lumalaki ang team
Kung tatlo o mas kaunti ang tao, maaaring mapanatili pa ang shared account sa pamamagitan ng maayos na koordinasyon. Pero kapag malinaw na ang paghahati ng gawain, may mga kliyente, at may mga handover, lilitaw ang kapalit: hindi maituturo sa isang tao ang responsibilidad, hindi mahahati ang datos ayon sa miyembro, hindi malilimitahan nang sapat ang pahintulot, at bawat pag-alis ay nagiging panganib.
Ang tunay na sukatan ng kakayahang mag-scale ng team ay hindi kailanman simpleng dami ng account, kundi kung naiplano ba nang maaga ang istruktura. Kapag malinaw ang pagmamay-ari, may hangganan ang pahintulot, at may tala ang mga operasyon, hindi magkakahadlang ang mas malaking team.
