Как пользоваться Gmail: основные функции и советы по эффективности

Gmail — один из самых популярных почтовых сервисов в мире. Он используется для коммерческих предложений во внешней торговле, работы с клиентами и регистрации аккаунтов. Однако многие ограничиваются отправкой, получением и поиском писем, хотя ярлыки, фильтры, отмена отправки и Smart Compose могут заметно сократить количество повторяющихся действий.

В этой статье мы не повторяем процесс регистрации. Основное внимание уделено ключевым функциям Gmail и практическим советам для специалистов по международной торговле и операционной работе, у которых уже есть почта Google и которые хотят работать эффективнее.

Основные функции Gmail

Сортировка с помощью ярлыков. Gmail использует ярлыки вместо традиционных папок, при этом одному письму можно присвоить несколько ярлыков одновременно. Например, письмо, относящееся к «Проекту A» и требующее ответа, можно пометить ярлыками «Проект A» и «Ответить». Тогда его легко найти по любой из этих категорий. При большом объеме почты ярлыки удобнее жесткой структуры папок.

Расширенный поиск. Когда в почтовом ящике много сообщений, обычного поиска по ключевым словам часто недостаточно. Расширенный поиск позволяет комбинировать отправителя, получателя, тему и диапазон дат. Например, запрос from:colleague@example.com subject:отчет по рынку after:2024/01/01 поможет точно найти рыночные отчеты, которые коллега отправил после этой даты. Часто используемые критерии можно затем применять повторно.

Импорт писем из других сервисов. Если раньше вы пользовались Outlook, Yahoo или другой почтой, Gmail позволяет импортировать старые сообщения и контакты. Благодаря этому история переписки сохраняется, а общение с контактами не прерывается.

Отмена отправки. Ошибочно отправленное письмо — ситуация, с которой может столкнуться любой специалист по внешней торговле. После отправки Gmail дает короткий период, в течение которого сообщение можно отменить; длительность этого окна настраивается. Если вы заметили ошибку или забыли вложение, нажмите «Отменить», пока получатель не увидел письмо.

Онлайн-чат. В Gmail встроен Google Chat, который подходит для ситуаций, когда нужно быстро что-то уточнить. Например, детали заказа с клиентом иногда быстрее обсудить в Chat, чем ждать нескольких ответов по электронной почте. История переписки сохраняется и доступна для последующего просмотра.

Защита аккаунта. Gmail поддерживает двухэтапную аутентификацию. Даже если пароль станет известен постороннему, для входа понадобится дополнительное подтверждение. Передача почты по умолчанию шифруется, а при обмене с почтовыми сервисами, поддерживающими TLS, отображается значок замка. Рекомендуется включить двухэтапную аутентификацию и регулярно проверять настройки безопасности аккаунта.

Советы по эффективной работе в Gmail

Автоматическая сортировка с помощью фильтров. Вместо ежедневной ручной сортировки можно поручить ее Gmail. Создайте фильтры для определенных отправителей или ключевых слов, чтобы автоматически присваивать ярлыки, архивировать письма или отмечать их прочитанными. Например, все сообщения со словом «invoice» в теме можно автоматически помечать ярлыком «Счета», чтобы затем быстро просматривать их при сверке.

Сделайте архивирование ежедневной привычкой. Архивирование убирает письмо из входящих, но не удаляет его — сообщение по-прежнему можно найти через поиск. После обработки письма нажмите клавишу e, чтобы переместить его в архив. Если придерживаться принципа «обработал — архивировал», во входящих останутся в основном текущие задачи, а старые письма не будут мешать.

Динамические письма уменьшают количество переходов. В письмах с поддержкой динамической почты можно заполнять формы, отвечать на опросы и выполнять похожие действия прямо внутри сообщения, не открывая отдельную страницу. Это удобно для форм поставщиков, клиентских опросов и подобных задач.

Smart Compose. Gmail может предлагать продолжение текста на основе вашего стиля письма. Во время набора Smart Compose показывает вероятную фразу, которую можно быстро принять. Чем дольше используется функция, тем лучше предложения могут соответствовать вашему стилю, что особенно полезно при большом количестве похожих ответов.

Как эффективнее работать с несколькими аккаунтами Google

В трансграничной электронной коммерции и международной торговле многие используют несколько почтовых аккаунтов Google. Отдельные адреса для корпоративной почты, привлечения клиентов и рекламных аккаунтов помогают четче разделить направления работы и снизить риск того, что проблема с одной почтой повлияет на весь бизнес.

Gmail изначально поддерживает переключение между аккаунтами: нажмите на фото профиля в правом верхнем углу браузера, чтобы добавить несколько учетных записей и переключаться между ними. Для редких переключений этого достаточно, но если нужно одновременно сравнивать два ящика, обрабатывать почту многих аккаунтов или полностью изолировать разные рабочие направления, стандартный способ становится менее удобным. При переключении легко выбрать не тот аккаунт, и именно в этот момент часто отправляют письмо не с нужного адреса.

Более надежный способ — создать отдельную браузерную среду для каждого рабочего почтового аккаунта. В веб-рабочем пространстве PurpleMark для каждого аккаунта Google можно создать независимую среду с отдельными Cookies, кэшем и состоянием входа. Какую среду вы открыли, тот почтовый аккаунт и будет активен, поэтому сессии не смешиваются. Среды можно объединять в группы по назначению, например «Корпоративная почта», «Привлечение клиентов» и «Рекламные аккаунты».

Если несколько сотрудников команды должны совместно использовать один рабочий почтовый ящик, соответствующую среду можно предоставить выбранным участникам. По журналам действий видно, кто и когда обрабатывал почту, что снижает риски, связанные с общим паролем. Если одни и те же операции нужно выполнять в нескольких ящиках, например поочередно входить и проверять новые письма, синхронизация окон PurpleMark может повторять действия основной среды в других средах и уменьшать объем рутинной работы.

Если у вас сейчас два или три аккаунта Google, которые нужно вести отдельно, откройте PurpleMark Web, создайте нужное количество сред, один раз войдите в каждый ящик и сохраните сессию. В дальнейшем для работы с почтой достаточно открывать соответствующую среду.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли номер телефона для регистрации почты Google?

Не всегда. Google часто просит подтвердить номер телефона во время регистрации, чтобы повысить безопасность аккаунта, но в некоторых случаях этот шаг можно пропустить. Ориентируйтесь на подсказки на странице регистрации. Подробный процесс и распространенные проблемы описаны в нашем предыдущем руководстве по регистрации Gmail.

Сколько аккаунтов Google можно зарегистрировать на один номер телефона?

Google ограничивает количество учетных записей, связанных с одним номером. Повторная регистрация нескольких аккаунтов на один и тот же номер за короткий период также может вызвать срабатывание систем контроля риска. Если бизнесу действительно нужно несколько почтовых ящиков, регистрируйте их поэтапно с соблюдением применимых правил и поддерживайте нормальную историю использования каждого аккаунта.

Можно ли напрямую пользоваться Gmail в материковом Китае?

Сервисы Google недоступны напрямую в материковом Китае и требуют сетевой среды, соответствующей применимым требованиям. Специалисты по трансграничному бизнесу обычно используют их в зависимости от доступных для компании зарубежных сетевых условий. Следуйте требованиям к сети и соблюдению правил в вашем регионе.

Для чего нужен почтовый аккаунт Google?

Почтовый аккаунт Google одновременно является Google Account. С его помощью можно пользоваться Gmail, Google Drive, Calendar, YouTube, Google Maps и другими сервисами, а также синхронизировать персональные настройки и данные между устройствами. Это единая точка входа в экосистему Google.