Gmail ne sert pas seulement à envoyer et recevoir des e-mails. Les libellés, la recherche avancée, l’annulation d’envoi et les filtres peuvent faire gagner beaucoup de temps. Ce guide présente aux équipes de commerce international et d’opérations les fonctions les plus utiles de Gmail et de bonnes pratiques pour gérer plusieurs comptes.
Gmail est l’un des services de messagerie les plus utilisés au monde et joue un rôle important dans les devis à l’international, le suivi client et l’inscription à différents comptes. Pourtant, beaucoup de personnes se limitent à l’envoi, la réception et la recherche, alors que les libellés, les filtres, l’annulation d’envoi et Smart Compose peuvent réduire considérablement les tâches répétitives.
Cet article ne revient pas sur l’inscription. Il se concentre sur les fonctions essentielles de Gmail et sur des conseils pratiques destinés aux professionnels du commerce international et des opérations qui possèdent déjà un compte de messagerie Google et souhaitent gagner en efficacité.
Fonctions essentielles de Gmail
Classement avec des libellés. Gmail utilise des libellés à la place des dossiers traditionnels, et un même message peut recevoir plusieurs libellés. Par exemple, un e-mail lié au « Projet A » qui nécessite également une réponse peut porter les libellés « Projet A » et « À répondre ». Il devient ainsi facile à retrouver selon l’un ou l’autre critère. Pour de gros volumes d’e-mails, les libellés sont plus souples qu’un système de dossiers fixes.
Recherche avancée. Lorsque la boîte de réception contient beaucoup de messages, une simple recherche par mot-clé ne suffit pas toujours. La recherche avancée permet de combiner l’expéditeur, le destinataire, l’objet et la période. Par exemple, from:collegue@example.com subject:rapport de marché after:2024/01/01 permet de cibler les rapports de marché envoyés par un collègue après cette date. Les critères utilisés régulièrement peuvent ensuite être réutilisés.
Importation depuis d’autres messageries. Si vous utilisiez auparavant Outlook, Yahoo ou un autre service, Gmail propose des outils pour importer les anciens e-mails et contacts. Vous conservez ainsi votre historique et pouvez poursuivre vos échanges sans interruption.
Annuler l’envoi. Envoyer le mauvais e-mail peut arriver à n’importe quel professionnel du commerce international. Gmail propose une courte fenêtre d’annulation après l’envoi, dont la durée peut être réglée dans les paramètres. Si vous remarquez une erreur ou une pièce jointe oubliée, cliquez sur « Annuler » avant que le destinataire ne voie le message.
Chat en ligne. Google Chat est intégré à Gmail et convient aux situations qui exigent une confirmation rapide. Par exemple, pour clarifier un détail de commande avec un client, une discussion instantanée dans Chat peut être plus rapide qu’une succession d’e-mails. L’historique de la conversation reste également disponible pour consultation ultérieure.
Protection de la sécurité. Gmail prend en charge la validation en deux étapes. Même si un mot de passe est compromis, une étape de vérification supplémentaire reste nécessaire pour se connecter. Les échanges sont chiffrés par défaut, et une icône de cadenas apparaît lors de communications avec des services de messagerie compatibles TLS. Il est recommandé d’activer la validation en deux étapes et de vérifier régulièrement les paramètres de sécurité du compte.
Astuces pour gagner en efficacité avec Gmail
Automatiser le classement avec des filtres. Plutôt que de trier vos e-mails manuellement chaque jour, laissez Gmail s’en charger. Vous pouvez créer des filtres pour certains expéditeurs ou mots-clés et appliquer automatiquement des libellés, archiver les messages ou les marquer comme lus. Par exemple, tous les e-mails dont l’objet contient « invoice » peuvent recevoir automatiquement le libellé « Factures », ce qui permet de les retrouver facilement lors du rapprochement comptable.
Faire de l’archivage une habitude quotidienne. L’archivage retire un message de la boîte de réception sans le supprimer ; il reste accessible via la recherche. Une fois un e-mail traité, appuyez sur le raccourci e pour l’archiver. En adoptant l’habitude « traité = archivé », votre boîte de réception ne contient plus que les messages en attente au lieu d’être encombrée par l’historique.
Réduire les changements de page avec les e-mails dynamiques. Les messages compatibles avec les e-mails dynamiques permettent de remplir des formulaires, répondre à des questionnaires ou effectuer certaines actions directement dans le message, sans ouvrir une nouvelle page. Cela peut être pratique pour des formulaires fournisseurs ou des enquêtes clients.
Smart Compose. Gmail peut proposer des suites de phrases en fonction de votre manière d’écrire. Pendant la rédaction, Smart Compose affiche une suggestion que vous pouvez accepter directement. Plus vous l’utilisez, plus les propositions peuvent correspondre à votre style, ce qui est particulièrement utile lorsque vous répondez à de nombreux messages similaires.
Utiliser plusieurs comptes Google plus efficacement
Dans l’e-commerce transfrontalier et le commerce international, il est fréquent d’utiliser plusieurs comptes de messagerie Google. Séparer l’adresse de l’entreprise, la prospection client et les comptes publicitaires permet de mieux délimiter les activités et réduit le risque qu’un problème touchant une boîte mail affecte l’ensemble des opérations.
Gmail permet nativement de changer de compte : cliquez sur votre photo de profil en haut à droite du navigateur pour ajouter plusieurs comptes et passer de l’un à l’autre. Cela suffit pour des changements occasionnels, mais devient moins pratique si vous devez comparer deux boîtes en parallèle, traiter les messages de nombreux comptes ou isoler totalement plusieurs activités. Une erreur de compte au moment du basculement peut facilement conduire à envoyer un message depuis la mauvaise adresse.
Une méthode plus fiable consiste à créer un environnement de navigateur distinct pour chaque boîte professionnelle. L’espace de travail web de PurpleMark permet de créer un environnement indépendant pour chaque compte de messagerie Google, avec ses propres Cookies, son cache et son état de connexion. L’environnement ouvert correspond au compte connecté, sans mélange des sessions. Vous pouvez les regrouper par usage, par exemple « E-mail entreprise », « Prospection clients » et « Comptes publicitaires ».
Si plusieurs membres d’une équipe doivent partager une même boîte professionnelle, l’environnement correspondant peut être partagé avec des membres désignés. Les journaux d’activité permettent de voir qui a traité les messages et à quel moment, ce qui réduit les risques liés au partage de mots de passe. Pour des tâches répétitives sur plusieurs comptes, comme ouvrir chaque boîte pour vérifier les nouveaux messages, la synchronisation de fenêtres de PurpleMark peut répliquer les actions de l’environnement principal vers les autres environnements et réduire les manipulations répétées.
Si vous avez actuellement deux ou trois comptes Google à gérer séparément, ouvrez PurpleMark Web, créez le nombre d’environnements correspondant, connectez chaque boîte une fois et conservez la session. Ensuite, il suffit d’ouvrir l’environnement approprié pour traiter les e-mails.
Questions fréquentes
Faut-il obligatoirement un numéro de téléphone pour créer un compte de messagerie Google ?
Pas toujours. Google demande souvent une vérification par téléphone lors de l’inscription afin d’améliorer la sécurité du compte, mais il est parfois possible de passer cette étape. Suivez les indications affichées sur la page d’inscription. Pour le processus détaillé et les problèmes courants, consultez notre précédent guide d’inscription à Gmail.
Combien de comptes Google peut-on créer avec un seul numéro de téléphone ?
Google limite le nombre de comptes associés à un même numéro. Enregistrer plusieurs comptes de manière répétée avec le même numéro sur une courte période peut également déclencher des contrôles de risque. Si votre activité nécessite réellement plusieurs boîtes mail, créez-les progressivement dans le respect des règles applicables et conservez une utilisation normale pour chaque compte.
Peut-on accéder directement à Gmail en Chine continentale ?
Les services Google ne sont pas accessibles directement en Chine continentale et nécessitent un environnement réseau conforme aux règles applicables. Les professionnels des activités transfrontalières les utilisent généralement en fonction des conditions de réseau international disponibles pour leur entreprise. Respectez les exigences réseau et de conformité de votre région.
À quoi sert un compte de messagerie Google ?
Un compte de messagerie Google est également un Google Account. Il donne accès à Gmail, Google Drive, Calendar, YouTube, Google Maps et à d’autres services, tout en permettant de synchroniser les paramètres personnels et les données sur plusieurs appareils. Il constitue ainsi un point d’entrée unifié dans l’écosystème Google.
