Gmail không chỉ là công cụ gửi và nhận email. Nhãn, tìm kiếm nâng cao, Hoàn tác gửi và bộ lọc có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu sử dụng đúng cách. Hướng dẫn này dành cho người làm ngoại thương và vận hành, giải thích các tính năng Gmail thường dùng và cách quản lý nhiều tài khoản hiệu quả hơn.
Gmail là một trong những dịch vụ email được sử dụng rộng rãi nhất thế giới và thường xuyên được dùng cho báo giá ngoại thương, theo dõi khách hàng và đăng ký tài khoản. Tuy nhiên, nhiều người chỉ sử dụng gửi, nhận và tìm kiếm email, trong khi các tính năng như nhãn, bộ lọc, Hoàn tác gửi và Smart Compose có thể giảm đáng kể các thao tác lặp lại.
Bài viết này không lặp lại chi tiết đăng ký mà tập trung vào các tính năng cốt lõi của Gmail và mẹo sử dụng thực tế, phù hợp với người làm ngoại thương và vận hành đã có tài khoản email Google và muốn nâng cao hiệu suất.
Các tính năng cốt lõi của Gmail
Phân loại bằng nhãn. Gmail dùng nhãn thay cho thư mục truyền thống và một email có thể gắn nhiều nhãn cùng lúc. Ví dụ, một email vừa thuộc “Dự án A” vừa cần trả lời có thể được gắn nhãn “Dự án A” và “Cần trả lời”, nhờ đó có thể tìm nhanh theo cả hai góc độ. So với mô hình thư mục cố định, nhãn phù hợp hơn với môi trường có lượng email lớn.
Tìm kiếm nâng cao. Khi hộp thư đến có nhiều email, tìm kiếm từ khóa thông thường có thể khó xác định chính xác thư cần tìm. Tìm kiếm nâng cao cho phép kết hợp người gửi, người nhận, chủ đề và khoảng thời gian. Ví dụ, nhập from:colleague@example.com subject:báo cáo thị trường after:2024/01/01 có thể giúp tìm chính xác các email báo cáo thị trường do đồng nghiệp gửi sau ngày đó. Những điều kiện thường dùng có thể được sử dụng lại sau này.
Nhập email từ dịch vụ khác. Nếu trước đây bạn dùng Outlook, Yahoo hoặc dịch vụ khác, Gmail cung cấp công cụ nhập thư cũ và danh bạ. Nhờ vậy, lịch sử email không bị mất và việc liên lạc với các liên hệ hiện có không bị gián đoạn.
Hoàn tác gửi. Gửi nhầm email là tình huống có thể xảy ra với bất kỳ người làm ngoại thương nào. Gmail cung cấp một khoảng thời gian ngắn để hủy sau khi gửi và có thể điều chỉnh thời gian chờ trong cài đặt. Nếu phát hiện gửi nhầm hoặc quên tệp đính kèm, hãy nhấn “Hoàn tác” trước khi người nhận nhìn thấy email.
Trò chuyện trực tuyến. Gmail tích hợp Google Chat, phù hợp với những tình huống cần xác nhận nhanh. Ví dụ, khi trao đổi chi tiết đơn hàng với khách hàng, trò chuyện tức thời trên Chat có thể nhanh hơn chờ email qua lại. Lịch sử trò chuyện cũng được lưu để tiện xem lại.
Bảo vệ an toàn. Gmail hỗ trợ xác minh hai bước. Ngay cả khi mật khẩu bị lộ, vẫn cần thêm bước xác minh để đăng nhập. Việc truyền email được mã hóa theo mặc định và khi trao đổi với dịch vụ email hỗ trợ TLS sẽ xuất hiện biểu tượng khóa. Nên bật xác minh hai bước và thường xuyên kiểm tra cài đặt bảo mật của tài khoản.
Mẹo sử dụng Gmail hiệu quả hơn
Dùng bộ lọc để tự động phân loại. Thay vì mỗi ngày sắp xếp email thủ công, hãy để Gmail phân loại giúp bạn. Có thể tạo bộ lọc cho người gửi cụ thể hoặc từ khóa nhất định để tự động gắn nhãn, lưu trữ hoặc đánh dấu đã đọc. Ví dụ, tất cả email có “invoice” trong tiêu đề có thể tự động được gắn nhãn “Hóa đơn”, giúp xem toàn bộ khi cần đối soát.
Biến việc lưu trữ thành thói quen hằng ngày. Lưu trữ sẽ đưa email ra khỏi hộp thư đến nhưng không xóa, vì vậy vẫn có thể tìm lại bằng chức năng tìm kiếm. Sau khi xử lý xong một email, nhấn phím tắt e để lưu trữ. Khi hình thành thói quen “xử lý xong là lưu trữ”, hộp thư đến chủ yếu chỉ còn các việc cần làm, không bị nhấn chìm bởi email cũ.
Email động giúp giảm chuyển trang. Với email hỗ trợ nội dung động, bạn có thể điền biểu mẫu, trả lời khảo sát và thực hiện các thao tác tương tự ngay trong email mà không cần mở trang khác. Điều này hữu ích cho biểu mẫu nhà cung cấp, khảo sát khách hàng và các tình huống tương tự.
Smart Compose. Gmail có thể đưa ra gợi ý viết tiếp dựa trên thói quen diễn đạt của bạn. Khi soạn email, Smart Compose có thể hiển thị câu gợi ý và bạn có thể chấp nhận trực tiếp. Dùng càng lâu, gợi ý càng có khả năng phù hợp với phong cách của bạn, đặc biệt hữu ích khi phải trả lời nhiều nội dung tương tự.
Cách dùng nhiều tài khoản email Google hiệu quả hơn
Trong thương mại điện tử xuyên biên giới và ngoại thương, nhiều người sử dụng nhiều hơn một tài khoản email Google. Tách riêng email công ty, email phát triển khách hàng và email tài khoản quảng cáo giúp ranh giới công việc rõ ràng hơn, đồng thời giảm nguy cơ một hộp thư gặp sự cố ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động.
Gmail hỗ trợ chuyển đổi tài khoản sẵn có: nhấp ảnh đại diện ở góc trên bên phải trình duyệt để thêm và chuyển giữa nhiều tài khoản. Cách này đủ dùng khi thỉnh thoảng chuyển đổi, nhưng sẽ bất tiện nếu cần so sánh đồng thời hai hộp thư, xử lý email của nhiều tài khoản hoặc muốn cách ly hoàn toàn các hộp thư công việc. Khi chuyển tài khoản rất dễ nhấp nhầm, và việc gửi email từ sai tài khoản thường xảy ra đúng lúc này.
Cách ổn định hơn là tạo môi trường trình duyệt riêng cho từng hộp thư công việc. Không gian làm việc web của PurpleMark có thể tạo môi trường độc lập cho mỗi tài khoản email Google, với Cookies, bộ nhớ đệm và trạng thái đăng nhập riêng. Mở môi trường nào thì đăng nhập hộp thư đó, các phiên không bị lẫn với nhau. Có thể nhóm môi trường theo mục đích kinh doanh như “Email công ty”, “Phát triển khách hàng” và “Tài khoản quảng cáo”.
Nếu nhiều thành viên trong nhóm cần dùng chung một hộp thư công việc, bạn cũng có thể chia sẻ môi trường tương ứng cho thành viên được chỉ định và dùng lịch sử thao tác để xem ai đã xử lý email vào thời điểm nào, từ đó giảm rủi ro bảo mật khi dùng chung mật khẩu. Khi phải thực hiện thao tác lặp lại trên nhiều hộp thư, chẳng hạn đăng nhập từng tài khoản để kiểm tra thư mới, tính năng đồng bộ cửa sổ của PurpleMark có thể đồng bộ thao tác từ môi trường chính sang các môi trường khác, giảm công việc lặp lại.
Nếu hiện tại bạn có hai hoặc ba tài khoản email Google cần quản lý riêng, hãy mở PurpleMark Web, tạo số lượng môi trường tương ứng, đăng nhập từng hộp thư một lần và giữ phiên đăng nhập. Sau đó, mỗi lần xử lý email chỉ cần mở đúng môi trường tương ứng.
Câu hỏi thường gặp
Có nhất thiết phải có số điện thoại mới đăng ký được email Google không?
Không phải lúc nào cũng cần. Khi đăng ký, Google thường yêu cầu xác minh số điện thoại để tăng tính an toàn cho tài khoản, nhưng trong một số trường hợp có thể bỏ qua. Hãy làm theo hướng dẫn hiển thị trên trang đăng ký. Với quy trình đăng ký chi tiết và các lỗi thường gặp, bạn có thể tham khảo hướng dẫn đăng ký Gmail trước đây của chúng tôi.
Một số điện thoại có thể đăng ký bao nhiêu tài khoản email Google?
Google có giới hạn số lượng tài khoản có thể liên kết với một số điện thoại. Việc liên tục đăng ký nhiều tài khoản bằng cùng một số trong thời gian ngắn cũng có thể kích hoạt cơ chế kiểm soát rủi ro. Nếu hoạt động kinh doanh thực sự cần nhiều hộp thư, nên đăng ký theo từng đợt trong khuôn khổ quy định và duy trì lịch sử sử dụng bình thường cho từng tài khoản.
Gmail có thể truy cập trực tiếp tại Trung Quốc đại lục không?
Các dịch vụ Google không thể truy cập trực tiếp tại Trung Quốc đại lục và cần môi trường mạng phù hợp với yêu cầu tuân thủ hiện hành. Người làm kinh doanh xuyên biên giới thường sử dụng dựa trên điều kiện mạng ở nước ngoài mà doanh nghiệp có thể tiếp cận. Hãy tuân thủ các yêu cầu về mạng và quy định tại khu vực của bạn.
Tài khoản email Google dùng để làm gì?
Tài khoản email Google đồng thời cũng là Google Account. Nó có thể được dùng cho Gmail, Google Drive, Calendar, YouTube, Google Maps và các dịch vụ khác, đồng thời hỗ trợ đồng bộ cài đặt cá nhân và dữ liệu giữa nhiều thiết bị. Đây là điểm truy cập thống nhất vào hệ sinh thái Google.
